Office Coordinator (w/m/d)

Mainz, Germany Facilities Fixed-term Full-Time
Cision Group Ltd. ist ein weltweit führender Anbieter von Earned Media Management Software und unterstützt PR- und Kommunikationsprofis bei ihrer Arbeit. Die Software von Cision ermöglicht es modernen Kommunikatoren, wichtige Einflussfaktoren zu identifizieren, strategische Inhalte zu vermitteln, signifikante Auswirkungen durch Texte und Bilder zu analysieren und zu messen. Cision beschäftigt über 4.500 Mitarbeiter mit Niederlassungen in 23 ländern weltweit.  
Weitere Informationen über Cision erhalten Sie hier:  http://www.cision.de/ oder auf Twitter @Cision.  

PRIME Research, Teil der Cision Company, bietet seit 30 Jahren weltweit marktführend Medien Monitoring und strategische Kommunikationsanalysen für globale Konzerne an.  
Neben den Monitoring- und Insights Services beobachten wir alle für den Kunden relevanten Kanäle, können dank innovativer Analysetools Ad-Hoc-Analysen durchführen und beraten beim Issues- und Krisenmanagement. Wir sind eines der führenden globalen Media Intelligence-Unternehmen und decken mit unseren Produkten und Dienstleistungen den gesamten Workflow von PR-, Social-Media- und Content-Marketing ab. 

Zur Verstärkung unseres Teams in Frankfurt & Mainz suchen wir ab sofort befristet im Rahmen einer Elternzeitvertretung Unterstützung als Office Coordinator (w/m/d).

Wir suchen eine organisationsstarke, kommunikative und sympathische Persönlichkeit zur Erweiterung unseres Teams, die mit ihrer durchsetzungsstarken und dynamischen Art den gesamten Office Management Bereich verantwortet. Durch Ihre zentrale Position in unseren Büros prägen Sie nachhaltig unsere Office-Kultur.

Aufgaben und Verantwortungsbereich

  • Als vertrauenswürdige/r Ansprechpartner/in fungieren Sie für alle Mitarbeiter/innen in Deutschland als erste Anlaufstelle bei allen Fragen rund um unsere Büros
  • Das Monitoring der Standortentwicklung sowie die Ableitung und Umsetzung der daraus resultierenden Raumnutzungskonzepte gehören ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Mitwirkung bei Umzugsprojekten
  • Bei der Mitarbeit an der und Verantwortung für die Planung/Organisation interner Veranstaltungen und standortübergreifender Projekte innerhalb Deutschlands haben Sie immer unsere Office-Kultur im Blick – durch aktive Gestaltung stellen Sie sicher, dass diese offen, wertschätzend und von Teamzusammenhalt geprägt ist
  • Sie arbeiten kompetent und serviceorientiert mit Lieferanten und Dienstleistern zusammen; Neben dem Bestellwesen und der Rechnungsprüfung unterstützen Sie ebenso bei Vertragsverhandlungen und -abschlüssen – das Office-Budget haben Sie in Bezug auf Kostenkontrolle und Einhaltung unserer Qualitätsstandards stets im Auge
  • Sie verantworten das Kalender- und Inboxmanagement inkl. Terminvereinbarungen, Logistikplanungen/-buchungen sowie die daraus resultierenden Reisekostenabrechnungen proaktiv
  • Sie unterstützen die Geschäftsführung und die Leadership-Mitglieder in allen administrativen und organisatorischen Belangen

Schlüsselkompetenzen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen Studienabschluss im Bereich BWL oder Management
  • 2-3 Jahre Berufserfahrung im Büromanagement oder ähnlichen Positionen
  • Souveränes Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
  • Exzellente Kenntisse von MS Word, PowerPoint und Excel sowie sicher im Umgang mit digitalen Hilfsmitteln und modernen Technologien
  • Sie sind unserem schnelllebigen Business gewachsen, arbeiten sehr strukturiert und besitzen die notwendige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig im Blick zu behalten
  • Organisationsvermögen und Projektmanagementerfahrung
  • Eigeninitiative und Teamgeist sowie Loyalität und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich
  • Affinität zur Prozessoptimierung und ein gutes Zahlenverständnis
  • Sorgfalt, Engagement und Spaß an der Sache
  • Begeisterung für die PR- und Medien-Branche
  • Ausgeprägte Empathie, kommunikative Fähigkeiten sowie Drive runden Ihr Profil ab
Wenn Sie also in der rasant wachsenden Medienbranche der heutigen Zeit aufblühen, in dem kein Tag dem anderen gleicht, dann bewerben Sie sich jetzt. 
Im Gegenzug bieten wir Ihnen ein ansprechendes Arbeitsumfeld mit einem höchst motivierten Team. Sie werden einen hohen Grad an persönlicher Verantwortung und Möglichkeiten haben, Ihre Karriere in einem wachstumsstarken Markt auszubauen.