Expertpanel: IR-kommunikation i kris och på distans

COVID-19-pandemin och dess effekter världen över lämnar få verksamheter oberörda. Detta gäller även Investor Relations, dels genom det osäkra läget på börsmarknaden i dessa turbulenta tider, dels kring hur man rent praktiskt ska hantera evenemang såsom bolagsstämmor och investerrardagar när det finns restriktioner och rekommendationer mot att träffas fysiskt.

Vi intervjuade tre IR-experter, bland annat om hur de anser att man bör förhålla sig till dessa nya förutsättningar samt hur man reglererar förväntningar från kapitalmarknaden.

Hur ska man tänka kring genomförandet av bolagsstämmor med tanke på smittspridningsrisker och eventuella rekommendationer eller restriktioner från t.ex Folkhälsomyndigheten?

Pia Rosin, Director, Hallvarsson & Halvarsson

Regeringen har ju lagt en proposition som gör det enklare att delta vid bolagsstämma utan att närvara personligen. Det öppnar upp för möjligheten att hålla årsstämmor digitalt, vilket faktiskt ställer högre krav på kommunikationen. Att presentationer och anföranden ska hållas digitalt gör att man måste vara bättre förberedd både avseende sina budskap och sin visuella presentation för att nå fram.

Samtidigt blir ju tillgängligheten obegränsad om stämman webbsänds vilket är väldigt spännande. Jag vet bolag som redan hållit årsstämma via Google hangouts men där deltagarna inte hade röst- eller yttranderätt.

Jonas Rodny, Director, Paues Åberg

Nu klubbar med största sannolikhet riksdagen igenom ett beslut som börjar gälla den 15 april som innebär att möjligheten till fullmaktsinsamling, poströstning och deltagande genom ombud utökas så att antalet aktieägare som deltar fysiskt man minimeras.

Dock kommer det inte nu ske några förändringar som innebär att bolagsstämman kan hållas enbart genom elektronisk uppkoppling. Däremot möjligt att genomföra en så kallad hybridstämma, där stämman leds från en viss lokal men där aktieägarna eller medlemmarna kan delta och rösta på distans. Bolag som önskar att genomföra stämman som en hybridstämma måste under stämman inledningsvis föreslå att årsstämman beslutar att den genomförs på det sättet.

Ett annat tips att förinspela vd-anförandet och lägga sedan ut det på hemsidan efter årsstämman.

Avslutningsvis bör man ta hjälp av de anvisningar som Folkhälsomyndigheten satt upp, exempelvis se till att möbleringen anpassas, att det finns god kapacitet för tillfredställande handhygien, sätt upp affischer med uppmaningar om hygienråd och undvik att servera förtäring.

Mikael Zillén, vd och rådgivare Box Communications

Det handlar naturligtvis om hur man som bolag kan balansera mellan det samhälleliga behovet av social distansering och kravet på att genomföra årsstämman senast sex månader efter räkenskapsårets slut. Jag tycker att de flesta bolag har agerat på ett bra sätt, allt från att skjuta upp stämman till att genomföra avskalade möten utan dryck och förtäring. Dessutom är det många som erbjuder webbsända stämmor och som har underlättat möjligheterna till röstning via ombud.

Som inom många andra områden kommer denna kris att driva på frågan om hur man kan digitalisera stämmorna, och då framförallt röstningsförfarandet.

Vilken är den största utmaningen IR-avdelningar står inför i rådande läge med IR-kommunikation på distans?

Pia Rosin, Director, Hallvarsson & Halvarsson

Det svåra är inte att kommunicera på distans. Det går utmärkt att hålla 1-1’s via webben och egentligen hoppas jag att det blir ett genombrott för fler resfria möten, även när vi inte skyddar oss från en pandemi. Det svåra är att hålla koll på vad man måste säga (utfall som väsentligt avviker från förväntningar), vad man vill undvika (att marknaden har olika information) och vad man vill säga. Att hjälpa en informationstörstande och orolig marknad att förstå vad som är viktigast för bolaget när mycket sker samtidigt är avgörande. Just nu kan det vara bra att kommunicera mer och då inte bara siffror, utan även förklara strategi och affärsmodell samt hur man motverkar olika risker som exempelvis vikande efterfrågan eller likviditet.

Jonas Rodny, Director, Paues Åberg

En av de kanske största utmaningarna handlar om att försöka förmedla en bild av hur bolaget påverkas när man är mitt uppe i krisen. Det blir brottstycken från olika delar av organisationen som det är svåra att sätta samman till en helhetsbild. Ett annat problem kan vara att skapa koncensus kring hur man kommunicerar under krisen när man inte kan mötas ansikte mot ansikte utan det bara sker via telefon eller videomöten. En annan fara är att man helt enkelt glömmer av investerarna eftersom det kanske tystnar i alla kanaler och att man då drar slutsatsen att alla är tillfreds med informationsgivningen.

Mikael Zillén, vd och rådgivare Box Communications

Jag skulle säga att den största utmaningen just nu, och det gäller nog alla bolag, är att få en överblick över allt som sker och hur det påverkar verksamheten, både på kort och lång sikt. Allt går snabbt; det som gällde igår gäller inte idag. Så även om man befinner sig på samma plats kan det vara svårt att få ett grepp om nuläget, och en ökad distans gör det inte lättare.

I ett sådant läge är det inte lätt att kommunicera, och trots att transparens är viktigare än någonsin är risken stor att man då beslutar sig för att säga så lite som möjligt. Och det är inte bra för någon.

Hur kan man genom IR reglera förväntningarna från kapitalmarknaden om aktiekursen dalar i rådande kris?

Pia Rosin, Director, Hallvarsson & Halvarsson

Aktiekursen ska ju vara en rättvisande bild av bolagets värde. Om man tror att marknaden har missuppfattat något behöver man kommunicera för att förklara hur det ligger till. Det behöver inte betyda att man publicerar insynsinformation, utan det kan också vara att man påminner om information som t.ex. vilka triggers som är viktigast för bolaget. Såklart ska man aldrig ge sig på att ”snacka upp kursen” – facit kommer ju i delårsrapporterna. Bolag som klarar att kommunicera balanserat och transparent i dåliga tider kommer vinna marknadens förtroende vilket är värdefullt också på lång sikt.

Jonas Rodny, Director, Paues Åberg

I turbulenta tider är det extra viktigt att vara så öppen som det går, men det kräver ju samtidigt att ledningsresurser också kan avsättas för det. Var tydlig med vad bolaget vet och vad man inte vet i det här läget. Det gäller också att kunna balansera det kortsiktiga perspektivet mot det lite längre perspektivet och redan nu börja förbereda sig för återgången till ett normalläge för att förklara hur bolaget bygger värde på längre sikt och vad som kommer att vara avgörande i det läget.

Mikael Zillén, vd och rådgivare Box Communications

Till att börja med måste man inse att bolag och aktie är två skilda saker. När marknaderna faller fritt tenderar alla aktier att få stryk i ett initialt skede, så har det varit nu och vid alla andra börskrascher jag har varit med om (och det börjar bli några stycken vid det här laget…).

Det finns ingen quick-fix, utan det viktigaste är att fortsätta att kommunicera. Transparens bygger förtroende, och ett högt förtroende skapar förutsättningarna för att uppnå en rättvisande värdering på sikt. I denna kris där allt emellanåt ter sig nattsvart är det extra viktigt att dela med sig av stort som smått för att ge alla intressenter, inte minst de anställda, en mer nyanserad bild av utvecklingen.

Vilket är ditt bästa tips du kan ge till IR-avdelningar som känner en oro för hur de ska kunna bedriva sin IR-kommunikation på distans?

Pia Rosin, Director, Hallvarsson & Halvarsson

Var tillgänglig. Nu är det dock extra viktigt att ha koll på vad man kan och vill säga. Är man osäker behöver man ta hjälp av interna och externa bollplank. Se till att ha en uppdaterad Q&A så bolagets alla talespersoner ger samma svar och att ni är 100% säkra på att ni inte råkar ge insynsinformation.

Jonas Rodny, Director, Paues Åberg

1. Boka upp dagliga avstämningsmöten för att ständigt vara med i loopen kring vad som händer i bolaget

2. Stäng inte av kommunikationen utan håll den levande. Omgivningen har i det här läget också en förståelse för att man inte kan ha svar på alla frågor utan att det är ett osäkert läge

3. Var inte rädda för att hitta nya sätt att kommunicera med kapitalmarknaden

Mikael Zillén, vd och rådgivare Box Communications

Att kunna driva IR-kommunikation på distans, eller digitalt, är framtidens melodi. Investerare inhämtar i allt högre grad sin information i digitala kanaler, och där kan man nå allt från småsparare till institutioner såväl i Sverige som globalt. Vi på Box Communications har de senaste sju åren genomfört en kartläggning och ranking av svenska börs-vd:ar på Twitter. Genom att lyfta fram goda förebilder är det vår förhoppning att fler vd:ar ska bli aktiva, detta är viktigt eftersom det är vår övertygelse att det kommer att bli affärskritiskt framöver.

Så tipset blir att fokusera på hur bolaget kan stärka sin digitala IR-kommunikation i allmänhet, och hur ni kan aktivera eller lyfta vd:s digitala kommunikation i synnerhet. Båda kan på sikt öka transparens och förtroende.

Tags : IntervjuerIR-tips

About Oskar Larsson

Arbetar som Digital redaktör på Cision Scandinavia och ansvarar för mycket av innehållsproduktionen här på bloggen. Du kan nå mig på: oskar.larsson@cision.com

Recent Posts

Cision Blogs

  • Communications Best Practices

    Get the latest updates on PR, communications and marketing best practices.

  • Cision Product News

    Keep up with everything Cision. Check here for the most current product news.

  • Executive Insights

    Thought leadership and communications strategy for the C-suite written by the C-suite.

  • Media Blog

    A blog for and about the media featuring trends, tips, tools, media moves and more.